4.09.18

Isikuandmete töötlemine Saarde Vallavalitsuses

Isikuandmete kaitse seadus
Isikuandmete kaitse üldmäärus (UUS)
Avaliku teabe seadus

 

1. Isikuandmete töötlemise eesmärk, ulatus ja viis


Saarde Vallavalitsus ja Saarde Vallavolikogu töötlevad isikuandmeid seaduse ja nende alusel antud õigusaktidega kohalikule omavalitsusele pandud ülesannete täitmisel ja täitmiseks. Isikuandmete töötlemisel lähtutakse isikuandmete kaitse seadusest ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistest.

Andmekaitse Inspektsiooni (AKI) juhised


Isikuandmete töötlemine on iga isikuandmetega tehtav toiming, sealhulgas isikuandmete kogumine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine ja avalikustamine, juurdepääsu võimaldamine isikuandmetele, päringute teostamine ja väljavõtete tegemine, isikuandmete kasutamine, edastamine, sulgemine, kustutamine või hävitamine, sõltumata toimingute teostamise viisist ja kasutatavatest vahenditest.


Sisemise töökorraldusega püütakse tagada isikute eraelu võimalikult vähene riivamine ning asutusesiseseks teabeks tunnistatud isikuandmete mittesattumine kolmandate isikute valdusse.

Isikuandmete kaitseks ja õiguspäraseks töötlemiseks on kasutusele võetud nii organisatsioonilised, füüsilised kui ka infotehnilised turvameetmed (isikuandmete kaitse seaduse § 25).


Asja menetlemiseks ning dokumendi kättetoimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mida menetlusosaline on ise ametiasutusele avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.

Dokumente säilitatakse Saarde Vallavalitsuses vastavalt dokumentide loetelus märgitud säilitustähtaja lõpuni või avalikku arhiivi üleandmiseni. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse. Statistikat ja asutuse tegevuse kokkuvõtteid avaldatakse umbisikuliselt, ilma isikunimede ja kontaktandmeteta.

 


2. Isikuandmete avalikkusele kättesaadavaks tegemine


Isikuandmed avalikustatakse ainult juhul, kui avalikustamise kohustus tuleneb seadusest. Eraisikute kirjad (nii asutusse saabunud kui ka asutusest välja saadetud) registreeritakse Saarde Vallavalitsuse elektroonilises dokumendiregistris. Dokumendiregister asub http://avalik.amphora.ee/saardevv/


Avaliku teabe seadusest (§12 lg 3) lähtuvalt märgitakse dokumendiregistrisse kirja saatja ja saaja kohta nimi, aadress ja muud kontaktandmed. Dokumendiregistri avalikust vaatest on võimalik näha ainult eraisikust saatja või saaja nime initsiaalid. Kui kirja saatjaks on asutus või juriidiline isik, on avalikus vaates näha asutuse/juriidilise isiku nimi ning ka dokumendi allkirjastaja nimi.

Elektrooniliselt või paberkandjal saabunud kiri, kui see ei sisalda isikuandmeid või teavet, mis annab aluse dokumendile juurdepääsupiirang kehtestada, on avaliku teabe seaduse § 12 lõike 41 alusel dokumendiregistrist kõigile kättesaadav. Kirja saatja võib kirjas avaldada, et ei soovi kirja dokumendiregistri kaudu avalikustamist.


Isikuandmete aktiivseks avalikustamiseks peab eksisteerima seadusest tulenev selgesõnaline volitus. Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatakse teave, mis sisaldab eraelulisi või delikaatseid isikuandmeid.


Eraisikutega peetud kirjavahetust säilitatakse 5 aastat. Selle tähtaja ületanud dokumendid kuuluvad hävitamisele.


Saarde Vallavolikogu ja Saarde Vallavalitsuse õigusaktid (otsused, määrused ja korraldused) ning istungite ja komisjonide koosolekute protokollid on igaühele kättesaadavad. Õigusakti või protokolli ei avalikustata, kui selle sisu on asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teave.


Õigusakt avalikustatakse koos isikuandmetega juhul, kui vastav kohustus tuleneb seadusest. Vastavalt haldusmenetluse seadusele (§ 31) on ametiasutusel õigus dokumendi resolutiivosa (dokumendi osa, millega kedagi kohustatakse midagi tegema) avaldada kas üleriiklikus või kohalikus ajalehes või internetipõhises väljaandes „Ametlikud Teadaanded". Dokumendi resolutiivosa avalikustatakse, kui:


1) dokument on vaja kätte toimetada enam kui sajale isikule;
2) puuduvad andmed menetlusosalise aadressi kohta või kui menetlusosaline ei ela teadaoleval aadressil ja tema tegelik viibimiskoht ei ole teada ning dokumenti ei ole muul viisil võimalik kätte toimetada;

3) haldusakt on vaja avalikult teatavaks teha ja haldusakt ei kuulu avalikustamisele Riigi Teatajas.